À force de se concentrer sur le développement de son entreprise, on peut parfois manquer de recul. Un regard extérieur et neuf est alors le bienvenu : il permet de remarquer des éléments que l’on ne voit plus et se remettre en question pour faire avancer son entreprise plus rapidement, tout en accordant à ses employés les meilleures conditions de travail possibles. En réponse à cette problématique, le nom d’un document est aujourd’hui sur les lèvres de tous les entrepreneurs : le rapport d’étonnement.
Que vous soyez chef d’entreprise ou employé, vous avez intérêt à comprendre sa définition, ses objectifs et ses limites pour déterminer s’il est fait pour vous ou non. Si ce n’est pas le cas, aucun problème, des alternatives existent !
Rapport d’étonnement : définition
Le rapport d’étonnement est un document rédigé par un nouveau salarié les premières semaines de sa prise de poste
Le rapport d’étonnement, parfois appelé note d’observation critique, est un document rédigé par un nouvel employé à l’attention de son manager direct, des ressources humaines ou du chef d’entreprise. Plus précisément, il a pour mission principale de bénéficier d’un regard neuf sur son entreprise en demandant aux nouveaux venus de donner leurs premières impressions sur les conditions de travail.
Pour être utile, un rapport d’étonnement doit être à la fois critique et constructif. Sans dénigrer l’employeur, il doit au contraire permettre de repérer d’éventuels dysfonctionnements afin, idéalement, de les corriger par la suite.
Le rapport d’étonnement doit présenter les forces et les faiblesses de la structure. Il peut être réalisé par tous les nouveaux arrivants, quelque soit le type de contrat pour apporter une vision neuve sur l’entreprise, mais également par des salariés plus anciens lors d’une promotion ou d’un changement de poste.
La forme du rapport d’étonnement peut varier d’une organisation à une autre : questionnaire produit par les RH, note de synthèse écrite par le salarié, par exemple.
Dans ce rapport le salarié peut aborder 3 grandes thématiques :
- Le recrutement
- L’intégration
- Le poste et l’organisation du travail
Objectifs d’un rapport d’étonnement
Les objectifs du rapport d’étonnement sont doubles : autant pour l’entreprise que pour le salarié qui le rédige.
Pour l’entreprise il s’agit de :
- Identifier des axes d’amélioration pour l’entreprise en général ou un département en particulier.
- Se remettre en question en tant qu’employeur.
- Proposer une vision neuve sur l’entreprise, son organisation et ses méthodes de gestion.
- Trouver de nouvelles idées de développement de l’entreprise et ses services/produits.
- Revoir son recrutement/la façon d’accueillir un nouveau collaborateur (formation, environnement, information).
Pour le salarié qui le rédige, le rapport d’étonnement permet également de :
- Se sentir impliqué dans le développement de sa nouvelle entreprise et prendre des responsabilités.
- Découvrir plus rapidement le fonctionnement de l’entreprise et ses conditions de travail.
- Faciliter l’intégration, tout simplement.
Le rapport d’étonnement présente donc des avantages pour l’employeur comme pour les employés. Tant et si bien que de plus en plus d’organisations y ont recours, et même le Gouvernement ! Très bien, mais à qui s’adresse-t-il exactement ?
Vous souhaitez développer votre entreprise ou vous sentir mieux sur votre lieu de travail ? Un formateur et coach professionnel peut vous aider.
À qui s’adresse le rapport d’étonnement ?
Bien utilisé, le rapport d’étonnement permet de développer son entreprise tout en facilitant l’intégration d’un nouveau collaborateur
Nous l’avons évoqué, le rapport d’étonnement est un outil de management puissant. Sur le papier, il s’adresse à tous les corps de métier, tous les postes et tous les types d’entreprise. En pratique, on le retrouve principalement dans les grandes à très grandes entreprises. Ce document n’est pas obligatoire mais bien utilisé il peut être le point de départ d’une amélioration et permet de relever les dysfonctionnements interne et les points forts.
Pour être proposé et analysé correctement, il demande en effet un minimum d’implication de la part des ressources humaines et de la direction. De manière générale, mieux vaut ne pas se lancer dans l’exercice si on ne sait pas le manier, au risque de créer des frustrations, voire des tensions inutiles.
Si vous décidez d’instaurer la rédaction de ce type de document par un nouveau salarié, il faut donc également prendre en compte ses limites.
Les limites du rapport d’étonnement
Lorsqu’il n’est pas utilisé dans les règles de l’art, le rapport d’étonnement peut rapidement montrer ses limites. C’est le cas par exemple si le manager n’est pas ouvert à la critique. Ou si on le considère davantage comme un outil du management moderne parmi d’autres que comme un document de travail qui n’est que la première étape d’un processus d’amélioration profond.
S’il n’est pas présenté avec bienveillance, le rapport d’étonnement peut également rapidement devenir une source de pression et de stress pour un nouveau salarié qui a peur de froisser son employeur. C’est d’autant plus vrai qu’il est généralement rédigé les premières semaines et, par conséquent, durant la période d’essai.
Il ne convient ainsi ni à tous les profils ni à tous les types d’entreprises.
Développement d’entreprise et intégration des employés : les alternatives pour les TPE/PME
Utile aux grandes structures, le rapport d’étonnement n’est pas forcément adapté aux petites et moyennes entreprises. Des alternatives existent.
Pour les TPE et les PME, le rapport d’étonnement peut parfois devenir une machine difficile à contrôler, qui ne permet au final ni de réellement obtenir des informations de qualité sur son service, ni de faciliter la gestion des nouvelles recrues. Une alternative simple reste à alors d’encourager la communication et de prévoir des face à face réguliers avec les nouveaux collaborateurs. Ils devraient permettre de comprendre s’ils trouvent facilement leur place et quels changements internes pourraient profiter à tous.
Lorsque le dialogue ne suffit pas, des solutions moins formatées existent, avec des résultats souvent au-delà des attentes.
- Formations: notamment pour apprendre à manager avec les émotions, à gérer le stress et à développer/restaurer la qualité relationnelle au sein de l’entreprise
- Coaching: de dirigeant, d’équipe ou individuel, selon les besoins.
- Team building: l’intervention d’un formateur externe permet de renforcer l’équipe grâce à des ateliers interactifs.
En cas de conflit : penser à la médiation
Si l’intégration d’un nouvel employé ne se passe pas bien elle peut déboucher sur un conflit. Dans ces cas, heureusement assez rares, la médiation professionnelle est idéale. Elle permet en effet de communiquer plus librement en ayant recours à un intermédiaire neutre et impartial : le médiateur professionnel.
En tant que coach, formatrice agréée (certification Datadock, attestant la qualité de mes formations) et médiatrice professionnelle à Saint-Étienne et à Lyon, je peux vous aider. Au fil des années, j’ai fait de l’intégration sur le lieu de travail et du développement personnel en entreprise mes spécialités. J’accompagne pour cela aussi bien les chefs d’entreprise que les employés, de façon individuelle ou en équipe.
Vous souhaitez améliorer votre condition professionnelle tout en optimisant vos performances ? Parlez-moi de votre situation et établissons ensemble un programme adapté.
